Csalhatatlan tünetek, amik arra utalnak, hogy könyvelő szoftvert kell váltanod

Ahhoz, hogy biztosak legyünk abban, hogy könyvelőszoftvert kell váltani, mindenek előtt keresni kell a csalhatatlan jeleket. Összegyűjtöttük azokat a jeleket, amelyek ugyan nem bizonyító erejűek, de sokévtizednyi tapasztalatunk alapján erősen utalnak a váltás szükségességére.


Gyakori könyvelési hiba – a szoftver engedélyével

Bizonyára sokan emlékeznek még a kontírozó könyvelő, könyvelő és főkönyvelő szerkezetű számviteli osztályokra. Ma már mindent az egyszemélyes könyvelő végez el. Most a könyveléstechnikai adatok helyes kezelése a könyvelő szürkeállományán, koncentrációján múlik, és erősen függ az aktuális leterheltségétől, stressz-szintjétől.

Ha sokat hibáznak a könyvelő kollégák, akkor az azt is jelenti, hogy a könyvelőprogramunk nem „bolondbiztos”, mert megengedi a hibákat.

Egy jó szoftverfejlesztő akár sokszáz ellenőrzést is beépít a programjába, így hiba esetén a szoftver figyelmeztet, vagy nem is engedi végrehajtani az utasítást.  Ha egy program gyakran figyelmeztet, az már segítség, de egyben idegesítő is. Ha mindig a körmömre koppint amikor rossz adatot írok be, akkor akár ki is javíthatna.

Milyen az ideális segítőtárs? Egy program, amelyik tanul a hibáimból, és azokat szó nélkül javítja. Ennél azonban van egy még jobb, amit mesterséges intelligenciának hívnak, és van már olyan könyvel program, amelyik elindult ezen az úton.

Összefoglalva: ha sokat tudok a programban hibázni, akkor kell gyanakodni, hogy érdemes programot váltani.

Sok időt vesz igénybe az egyeztetése

Nagyon jók az alkalmazottak, régen begyakorolták már a használt programot, és ritkán követnek el hibát. Ez esetben vagy a program megfelelő színvonalú, vagy az alkalmazottak nagyon jók. Azonban van egy kényelmetlen feladat, ami minden bevallás előtt utált és időrabló kötelezettség: egyeztetni kell.

A program a lekönyvelt anyagból készít különféle listákat (főkönyvi és folyószámla kartonok, bank és pénztár jelentés, kivonatok, beszámolók stb.). Ezeket le kell egyeztetni, mert a lista különböző összesítő számaiban való ellentmondás minden esetben valamilyen mégis csak elkövetett könyvelési hibát tár fel. Az egyeztetések elkerülhetetlenek, mert a legjobb rendszerben is lehet ellentmondásokat elkövetni. De ha az egyeztetések után sok idő megy el a hibakeresésre, akkor az arra utal, hogy a programunk elavult, miközben a dolgozóink nagyon figyelmesek és gyakorlottak.

Ha sok idő megy el a hiba keresésre, akkor ez szintén jel, hogy programot kellene cserélni.

Nagy a munkahelyi stressz

A munkahelyi stressz nem egyenesen arányos azzal, hogy mennyit kell dolgozni. A stressznek számos olyan oka is lehet, aminek semmi köze a szoftverünkhöz.

Ám megesik, hogy sok olyan értelmetlen feladatot kell ellátni, amit el lehetne kerülni, vagyis a program feleslegesen túráztat.

Legmagasabb szintű visszacsatolás az elégedetlen megbízó. Ha az ügyfél elégedetlen, mert nem kap időben, vagy nem kap pontos válaszokat a kérdéseire, akkor valami baj van a munkával.

Ilyenkor mindenki a felelőst kergeti. Csakhogy alapvető emberi jellemző a felelősség hárítása. A dolgozók igyekeznek az ügyfélre, egymásra, rosszabb esetben pedig a vezetőre hárítani a felelősséget. Végül jön az utolsó kör: a program a hibás!

Ha ilyen helyzet alakul ki, még koránt sem biztos, hogy programot kell váltani, de felmerülhet a gyanú. Ebben az esetben érdemes a gyökérokok elemzésével több információhoz jutni a hibák természetével kapcsolatban. Felelős keresés, bűnbakképzés helyett a folyamatainkba kódolt veszteségek kijavítására érdemes ilyenkor fókuszálni.

Csökken a profit

Egy könyvelőiroda legnagyobb havi folyó költsége a bér és közterhei, azaz a dolgozók. Az a kérdés, hogy mivel töltik az idejüket az alkalmazottak, akiknek az évről-évre növekvő bérét ki kell termelni. A bevételi oldalon a konkurencia a nagy ellenfél, ugyanis a könyvelési szolgáltatásban méltatlan árverseny van. Profitot lehet úgy is növelni, ha az ügyfeleknél van mozgástér a szolgáltatási díj emelésére, ami eléri, vagy meghaladja a költségeink növekedését.

Mivel is foglalkoznak a dolgozók? Beérkeznek a számlák, azokat rendezi az egyik kolléga, majd iktatja cégek szerint. Ha olyan szoftverünk lenne, aminek van hatékony iktatórendszere, akkor ez a munka sokkal könnyebben menne.

Ha a rendszerünk fejlettsége elérné azt a szintet, hogy a megbízónk a vevő számláit elektronikusan, automatikusan tudja beküldeni a könyvelő rendszerembe, az sokat segítene. Erre a legtöbb program ad egy olyan számlázó programot, ami erre képes, vagyis összeköti a számlázó programját a könyvelő programjával. Azaz a megbízómat kell rábeszélnem, hogy váltson programot, de neki saját bevált rendszere van. Olyan program kellene amelyik bármely számlázó programból képes befogadni a vevőszámlákat. Ez csak a kezdet. Mi lenne, ha a megbízóm a szállítószámláit a telefonjával lefényképezné, és a telefonja a képet minden további beavatkozás nélkül beküldené a könyvelő programom iktató rendszerébe? Egy vagy több dolgozóm munkája válna feleslegessé.

Kiket is alkalmazunk? Könyvelőket, akik iktatással foglalkoznak. Ha nem kell iktató személyzet, akkor a könyvelők könyvelnének, bővíthetnénk a megbízóink körét, vagy vállalhatnánk magasabb minőséget (napra kész könyvelés), online ügyféltájékoztatást mobiltelefonon. Képesek leszünk a megbízónk igényeire odafigyelni. Ezzel egyrészt megőrizzük a megbízót, másrészt lehetőség adódik díjemelésre az ügyfél elégedettsége mellett.

Ha eddig eljutottunk akkor érdemes még tovább gondolkodni. Vannak már olyan modern könyvelő programok, amelyek a fényképen, szkennelve az iktató rendszerbe automatikusan beküldött dokumentumot típus szerint szétválogatják, majd a könyvelő modul automatikusan elemzi, és jelzi, hogy melyek azok, amelyekre az üzleti intelligenciája már megtalálta a valószínű könyvelést. Ha ilyen programunk lenne, akkor kevesebb lenne a könyvelési hiba, több idő maradna az elemzésre, nem kellene sokat egyeztetni, mert egyeznének a sarokszámok, lehetne újabb megbízók után nézni.

Az üzletmenetünk elemzése tehát felkeltheti a gyanút, hogy érdemes lenne szoftvert váltani.

Ügyfeleink elmennek

Ügyfelet veszíteni mindig rossz, nagy ügyfelet veszíteni a legrosszabb.

A kis ügyfelekkel arányosan sok a munka, mert minden kell neki, ami a nagy ügyfélnek, csak a bizonylat kevesebb. Ezek a partnerek azonban nagyon költségérzékenyek, így megtartani akkor lehet őket, ha az ár/teljesítmény arány jó. A megrendelő nagyon könnyen elcsábítható a „hokedlikönyvelői” piacon alacsonyabb árral, mert az alapvető szolgáltatások tekintetében nem nagyon igényes. Legyenek meg a bevallások, ne legyen probléma a hatóságokkal. Persze minden ügyfél fontos, ha csak nem akarunk megszabadulni tőle, mert az ár/teljesítmény viszonya kedvezőtlen, de többet fizetni nem akar. Ez esetben azonban felmerül a kérdés, hogy vajon a szoftver rossz hatékonysága miatt kedvezőtlen a mutató, vagy egyéb okok vezetnek a rossz hatékonysághoz?

A nagy ügyfelekkel nagyon sok a munka, ugyanis rengeteg bizonylata van, rendkívül sokrétű feladatot lát el, mert értékesít, szolgáltat, göngyöleget kezel, devizás ügyletei vannak, és még termel is. A megbízó nem volt nagy, amikor megkezdődött a számviteli szolgáltatás, de nőtt, és nagyra nőtt. Ha meg akarjuk tartani, és a rendszerünk hatékonysága nem kielégítő, akkor ezt emberi erőforrással kel pótolni. Ha egy megbízó nagyra nőtt, akkor biztosak lehetünk abban, hogy van neki valamilyen fejlettségű IT-rendszere, csak nem tart fenn egy közgazdasági és számviteli csoportot, ezért fordul a könyvelőirodához. Ebben az esetben csak akkor van esély a megbízó megőrzésére, ha a rendszerünk képes adatokat, dokumentumokat átvenni a megbízó rendszeréből úgy, hogy ahhoz nincs szükség emberi beavatkozásra. 

Ha nagyra nőtt ügyfelünk megy el tőlünk, akkor biztosak lehetünk abban, hogy a szoftverünket már rég le kellett volna cserélni.

Nem tudunk lépést tartani a változó ügyféligényekkel

Általában megbízóink a kötelező bevallások és számviteli feladatok ellátásán túl is igényelnek szolgáltatásokat, tanácsadást, legújabban pedig naprakész információkat, de azonnal.

Egy példa: a mai technikai színvonalon már nem kielégítő az, ha havonta 20-án kapja az SMS-t a fizetendő adó összegével. Megbízónk nem könyvelő, és alapvetően cashflow-ban gondolkodik, számára mindig csapás, hogy adót kell fizetni. Azonban, ha előjelzést kap a várható adóteher a következő hónap 20. napján, akkor a gazdálkodó irányíthatja a kiadásait, nehogy az adófizetési kötelezettség időpontjára fusson ki a pénzből. Ehhez szinte naprakész könyvelést kell kialakítani.

Egy megfelelő színvonalon teljesítő könyvelő program képes kell legyen bármely számla kibocsátási forrásából dokumentumokat befogadni.

Ha megbízóinknak korszerű szolgáltatásokat tudjunk nyújtani, akkor megnyílik a tér arra, hogy növelhessünk szolgáltatási díjat. Ha a szoftverünk hatékonysága a munkák hatékonyságát javítja, akkor csökkenhetnek ráfordításaink, növekedhet a profit.


Tesztelje ingyen, kötelezettség mentesen a Compakta könyvelő szoftvereket: ingyen demo verzió 30 napig!

  • Gyors, 3 napos beveztés és átállás.
  • Automatikus számlafeldolgozásra kész, SDSys kompatibilis rendszer.
  • Új generációs megoldások.
  • Akár pályázati forrásból is megvásárolható.

Töltse ki az űrlapot, és  azonnal megkapja a letöltéshez szükséges linket és a program használatával kapcsolatos alapvető tudnivalókat!