Hogyan időzítsd a könyvelőszoftver lecserélését?

Váltani soha nem lehet jókor. Vannak jobb és rosszabb időszakok, de valójában szinte bármelyik időpont alkalmas lehet. Mindössze arról kell dönteni, hogy milyen stratégiával térünk át az egyik rendszerről a másikra. Most bemutatjuk három különböző stratégia előnyeit és hátrányait.


1. Évváltásos szoftvercsere

Ez a leggyakoribb stratégia. A könyvelési gyakorlat az, hogy az év első napjaiban megnyitjuk az új évet. Általános, de rossz hatékonyságú gyakorlat.

Januárban gyakran január 20-ig az előző év adatait kezeljük, és csak ezt követően dolgozunk az új évben. Miután megvan az áfabevallás, csak akkor fordul a könyvelő figyelme az új program felé: tanulja, mert a következő bevallást február 20-án már ezzel kell teljesítenie. Mivel a bevallás előtt 0-10 napig érkezik be a számlák 90%-a, nincs egy hónapja sem a könyvelőnek.

Vagyis kényszerhelyzetbe került.

Ilyenkor következik az érthető dühöngés: nehéz átállni fejben, időt és figyelmet igényelni az új program megtanulása, és a régi programmal már régen meg is lenne minden. Jön a kétségbeesett ötlet, gyorsan xls-be felvezetünk minden számlát, majd valahogyan ebből csinálunk bevallást. Törvényszerű, hogy ilyenkor sok a hiba, ami később majd további munkaidő ráfordítással korrigálni kell. Emiatt megint csak az új program lesz a felelős, „mert nem működött jól.”

Pár hónap alatt lassan rendeződnek a dolgok, de jön a beszámoló, amit a régi programban kell megcsinálni, miközben azért a többi határidő is követeli a maga munkaidejét. Ez a második olyan hullám, amikor feléled a nosztalgia a régi rendszer iránt.

Ha egy iroda átesett évváltásos szoftvercserén, akkor amíg a dolgozók emlékezete megmarad (ez élethosszig tartó emlék), soha többé nem váltanak újra, csak erős kényszer hatása alatt.

2. Folyamatos váltás

A folyamatos váltás stratégiáját választva egy ideig párhuzamos használjuk a régi és az új szoftvert. Az alapelv, hogy minden új ügyfél az új rendszerbe kerül, tiszta lappal indul, nem terhelik a múlt nyitott eseményei.

A második fázisban évváltáskor a kisebb cégek átkerülnek az új rendszerbe.

Ha már minden kolléga magabiztosan használja az új rendszert, akkor egyrészt már nem tekintünk az új rendszerre ellenségként – kivéve azt a helyzetet, amikor az új rendszer valóban gyengén teljesít. Az új rendszerben is határidőre tudunk teljesíteni, sőt, ha a rendszer valóban jobb, akkor hatékonyabban tudunk végezni a feladatainkkal.

A harmadik fázisban már fel lehet vetni az év közbeni átállást is. Ha a partnertörzs migrálható, akkor viszonylag egyszerű a helyzet. El kell készíteni egy évközi mérleget, fel kell venni az új rendszerbe a nyitott tételeket (szállító, vevő), és a nyitó bizonylatot, mintha év eleje lenne. Ez ráfordítás, ami azonban megtérül a hatékonyabb folytatásban.

Létezik olyan megoldás, ami képes átvinni a számlákat automatikusan egyik rendszerből a másikba. Ez még hatékonyabb évközi átállást is lehetővé tesz, azonban ez már csak a magasabb technikai szinten álló rendszerek esetében opció.

A stratégia előnye, hogy megfordul az ozmózis állapot, és a könyvelők a régi rendszerből az új rendszerbe vágyakoznak, mert ott gyorsabb, kényelmesebb a munka.

A folyamatos átállás stratégiája az elégedettség mentén halad előre. Hátránya, hogy a teljes átállás minden esetben lassú, akár évet is meghaladó folyamat. Nagy mértékben függ az dolgozók érzelmi állapotától – pontosabban attól, mikor érzik úgy a kollégák, hogy az új rendszerben már jobb dolgozni.

3. Borona-elv a könyvelőszoftver cserében

Alapvetően a folyamatos átállás egy erőltetett változata, amit a menedzsment kényszeríthet ki.

A borona-elv az évváltásos, és a folyamatos megoldás között félúton helyezkedik el. Nem várja meg az elégedettséget, hanem kényszert alkalmaz: egy „boronával” rendre kijelöli a határidőket az egyes cégek átállására. Szerencsés ilyenkor, ha a borona figyelembe veszi a folyamatos váltás előnyeit is, azaz új cég – új rendszer, és kezdetben csak a kisebb cégekbe akad bele a foga, de meghatározza a teljes átállás időtartamát.

Ezzel a stratégiával a dolgozói elégedettség bizonyosan gyengébb lesz, mint a folyamatos átálláskor, de nem okoz az évváltásos rendszerhez hasonló traumát.


Próbálja ki a Compakta könyvelő szoftvereket: ingyen demo verzió 30 napig!

  • Gyors, 3 napos beveztés és átállás.
  • Automatikus számlafeldolgozásra kész, SDSys kompatibilis rendszer.
  • Új generációs megoldások.
  • Akár pályázati forrásból is megvásárolható.

Töltse ki az űrlapot, és  azonnal megkapja a letöltéshez szükséges linket és a program használatával kapcsolatos alapvető tudnivalókat!